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L’Hostess ECM è un hostess congressuale con mansioni più specifiche, legate al settore medico.
Infatti si tratta di Hostess che presidiano i congressi ECM (acronimo per Educazione Continua in Medicina), ovvero congressi organizzati da società scientifiche e/o di ricerca o case farmaceutiche e sono rivolti a medici specialisti, medici generici e personale legato al mondo della medicina (farmacisti, infermieri, in alcuni casi OS) per aggiornare gli addetti ai lavori riguardo le ultime novità in campo sanitario o anche solo per fare formazione e divulgazione medica.
I convegni si svolgono solitamente in sale di hotel o sale conferenze di centri congressuali, sia di grandi città ma anche in piccole realtà di provincia. Non esiste una location standard, ma ovviamente si deve trattare di strutture adeguate in termini di capacità e decoro all’evento da ospitare.
I convegni ECM sono presenziati da dottori o professionisti del settore, a cui spesso si affiancano – a supporto – le c.d. Hostess ECM, ovvero le Hostess che si dovranno occupare dell’accoglienza, della registrazione e dell’assistenza degli ospiti partecipanti. Un Hostess ECM è una delle prime persone ad arrivare all’evento, in modo da avere il tempo di conoscere l’evento, i relatori della giornata e concordare insieme le tempistiche dell’evento, le pause e la distribuzione/organizzazione dei materiali.
Successivamente dovrà procedere all’allestimento della sala con la distribuzione del materiale nelle diverse postazioni, sia dei relatori che dei partecipanti.
Allestita la sala, appena inizieranno ad arrivare i primi ospiti, l’hostess dovrà posizionarsi al desk di accoglienza per accogliere, registrare e fornire le informazioni ai partecipanti. In questo frangente, il suo ruolo è fondamentale per creare quel clima di empatia e dare il benvenuto ai partecipanti, consentendo all’evento di partire nel migliore dei modi.
Durante il convegno, l’hostess ECM ha il compito di assistere i partecipanti e/o i relatori per qualunque esigenza tecnica/organizzativa, dettare i tempi per i coffee break e/o il pranzo, guidando i partecipanti tra le varie sale dell’evento.
Al termine dell’evento, l’hostess ECM dovrà:
- ritirare dai partecipanti i moduli con la valutazione dell’evento, controllandone la compilazione,
- occuparsi di raccogliere le firme in uscita
- consegnare gli attestati di partecipazione, scrivendo nome e cognome del medico a cui verranno successivamente assegnati dei crediti ECM.
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