L’Hostess Congressuale è la figura di hostess più completa nello scenario di staff legato all’organizzazione di eventi.
Infatti si tratta di Hostess che presidiano i congressi di tutti i tipi, quindi dai classici congressi medici a quelli politici o istituzionali ma anche convegni, conferenze, convention aziendali, seminari, simposi, forum, workshop e incentive e pertanto la loro formazione dev’essere mediamente molto elevata.
Le Hostess congressuali spesso si differenziano dalle altre tipologie di Hostess non tanto per la loro bella presenza (che indubbiamente è un requisito spesso gradito ma non indispensabile come per altre figure) ma soprattutto per la loro formazione scolastica, preparazione professionale e attitudine personale che le rendono molto apprezzate dagli ospiti. Anche perchè spesso un Hostess congressuale rappresenta il biglietto da visita dell’evento, il primo contatto con i partecipanti. E quindi il suo impatto è fondamentale per la soddisfazione dei partecipanti e la buona riuscita dell’evento.
Un Hostess Congressuale è una delle addette all’organizzazione dell’evento e pertanto deve sempre partecipare al brief iniziale in modo da avere una conoscenza generale dell’evento al quale dovrà presidiare (che tipo di evento si tratta, chi sono gli ospiti, quali saranno gli argomenti trattati, ecc…).
L’Hostess congressuale, nonostante abbia compiti molto operativi, è molto importante che si coordini sempre con gli altri organizzatori dell’evento (anche in modo gerarchico) come per esempio l’event manager, l’event planner o il resposabile staff, a seconda del numero di persone impiegate.
Tra le mansioni principali per un Hostess congressuale troviamo:
- allestimenti della location prima dell’evento (e anche durante se necessario): preparazione tavoli/desk con tutto il necessario per i relatori e partecipanti, segnare i posti, allestimento zona accrediti ospiti;
- accoglienza ospiti: accreditamento/registrazione dei partecipanti, fornire loro le indicazioni base, consegna materiale e gadget, spiegazione del programma, creare empatia con loro e soprattutto dare loro il Benvenuto all’evento!
- gestione degli ospiti per tutto l’evento e restare a loro disposizione per ogni necessità
- gestire la conclusione dell’evento: rilascio attestati di partecipazione, sondaggi di customer satisfaction, questionari vari, riordino delle sale e controllo finale della location.
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